Banyak
sebab mengapa sesuatu organisasi membentuk kumpulan kerja bagi melengkapkan kerja-kerja
dalam suatu organisasi yang begitu kompleks. Satu daripadanya ialah saiz
sesebuah organisasi semakin besar dan merumitkan pentadbiran organisasi yang
sedia ada. Hasil yang diperolehi daripada menggunakan kumpulan-kumpulan kecil
bagi melaksanakan fungsi-fungsi ini adalah berbeza di antara jabatan-jabatan.
Produktiviti sesebuah organisasi bergantung kepada banyak perkara termasuklah
kebolehan ahli-ahlinya, sifat proses yang digunakan, had kumpulan yang
dibenarkan menggunakan inisiatif dalam menyelesaikan masalah dan keutuhan pihak
pentadbiran dalam mengendalikan cadangan, keputusan dan saranan kumpulan.
Dalam
setiap jabatan jika tidak ada kumpulan kerja yang bersatu dalam membuat,
melaksanakan sesuatu kerja, organisasi itu tidak mampu mencapai sesuatu
matlamat yang diharapkan. Satu pendekatan yang praktis untuk mendapatkan
kerjasama tenaga pekerja ialah dengan melibatkan mereka dalam pengendalian
urusan-urusan organisasi. Faedah-faedah lain yang boleh didapati untuk
ahli-ahli kumpulan termasuklah perkembangan kefahaman yang lebih baik tentang
matlamat organisasi, penyelesaian masalah yang lebih efektif, galakan untuk
menjadi kreatif, motivasi dan moral yang meningkat, peluang untuk mengenal
pasti dan mengembangkan kepimpinan dan komunikasi yang lebih baik
Satu
daripada proses pembentukan kumpulan kerja ialah melalui penyertaan kakitangan
yang mana ketua jabatan dapat menyelesaikan berbagai-bagai masalah organisasi
dengan bantuan ahli kumpulan kerja. Masalah-masalah tersebut termasuklah
pengelasan objektif unit tertentu dan rancangan-rancangan mengelolakan unit dan
melaksanakan rancangan yang menyeluruh dalam sistem jabatan. Antara peranan
kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi ialah:
1- Mewujudkan pelbagai strategi dalam penyelesaian masalah
Apabila berkerja dalam kumpulan, suatu
tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini, mereka akan menjadi lebih arif dalam
bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhi ahli-ahli kumpulan
untuk berkongsi masalah-masalah mereka. Dalam perbincangan, sudah tentu banyak
strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini akan memudahkan pihak
organisasi menyelesaikan suatu masalah. Contohnya, dalam masalah ekonomi di
Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka pelbagai strategi telah
diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadar ekonomi yang tinggi.
2- Membantu
meningkatkan produktiviti
Seseorang dalam kumpulan yang telah
mempegaruhi dalam pembuatan keputusan,akan menjadi lebih komited kepada
keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akan sanggup untuk
menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding dengan ahli lain. Ia akan
meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara sukarela.
Hasil kerja akan jauh lebih berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan
yang telah dipaksa untuk membuat suatu perkerjaan.
3- Membantu
untuk menjimatkan masa
Biasanya pengkhususan akan wujud dalam
satu kumpulan kerja. Tugas-tugas akan dibagikan kepada ahli-ahli kumpulan
berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka ini sudah tentu menjimatkan masa
untuk menghabiskan suatu projek kerana masing-masing sudah arif tentang bidang
tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang diperlihatkan akan menjadi lebih baik
4- Mencapai
matlamat
Dalam setiap penubuhan organisasi,
kumpulan kerja adalah amat perlu dalam melaksanakan segala aktiviti dan kerja
untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Jika tidak ada kumpulan dalam
sesuatu organisasi tersebut, adalah amat sukar untuk mencapai matlamat yang
telah ditetapkan.
5- Meningkatkan
produktiviti
Produktiviti sesebuah kumpulan kerja
dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan dalam menambahkan kualiti dan
mutu organisasi dalam mencapai matlamat. Jika produktiviti sesebuah organisasi
itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia akan menyebabkan mutu dan
kualiti menurun dan tidak dapat mencapai matlamat yang diharapkan.
6- Menyelesaikan
masalah organisasi
Dalam sesuatu organisasi, ketua jabatan
adalah orang yang terpenting dalam membuat sesuatu keputusan yang membawa
kepada kebaikan jabatan. Walau bagaimanapun, apabila terdapat apa-apa
permasalahan ketua jabatan memainkan peranan samada membuat mesyuarat atau
perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi masalah yang dihadapi.
Dengan adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah mencapai sesuatu jalan
penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai.
7- Membuat penambahbaikan
Penambahbaikkan amat penting bagi semua
organisasi dalam meningkatkan mutu kerja dan kualiti. Teguran yang didapati
daripada pelanggan atau ahli dalam kumpulan kerja sendiri amat penting dalam
menentukan apa penambahbaikkan yang perlu dilakukan. Kumpulan kerja dalam
sesuatu organisasi itu juga perlu peka dan mahir dalam mengenalpasti kelemahan
yang ada supaya penambahbaikkan yang sepatutnya dapat dibuat.