PERANAN KUMPULAN KERJA KEPADA ORGANISASI

Banyak sebab mengapa sesuatu organisasi membentuk kumpulan kerja bagi melengkapkan kerja-kerja dalam suatu organisasi yang begitu kompleks. Satu daripadanya ialah saiz sesebuah organisasi semakin besar dan merumitkan pentadbiran organisasi yang sedia ada. Hasil yang diperolehi daripada menggunakan kumpulan-kumpulan kecil bagi melaksanakan fungsi-fungsi ini adalah berbeza di antara jabatan-jabatan. Produktiviti sesebuah organisasi bergantung kepada banyak perkara termasuklah kebolehan ahli-ahlinya, sifat proses yang digunakan, had kumpulan yang dibenarkan menggunakan inisiatif dalam menyelesaikan masalah dan keutuhan pihak pentadbiran dalam mengendalikan cadangan, keputusan dan saranan kumpulan.

Dalam setiap jabatan jika tidak ada kumpulan kerja yang bersatu dalam membuat, melaksanakan sesuatu kerja, organisasi itu tidak mampu mencapai sesuatu matlamat yang diharapkan. Satu pendekatan yang praktis untuk mendapatkan kerjasama tenaga pekerja ialah dengan melibatkan mereka dalam pengendalian urusan-urusan organisasi. Faedah-faedah lain yang boleh didapati untuk ahli-ahli kumpulan termasuklah perkembangan kefahaman yang lebih baik tentang matlamat organisasi, penyelesaian masalah yang lebih efektif, galakan untuk menjadi kreatif, motivasi dan moral yang meningkat, peluang untuk mengenal pasti dan mengembangkan kepimpinan dan komunikasi yang lebih baik

Satu daripada proses pembentukan kumpulan kerja ialah melalui penyertaan kakitangan yang mana ketua jabatan dapat menyelesaikan berbagai-bagai masalah organisasi dengan bantuan ahli kumpulan kerja. Masalah-masalah tersebut termasuklah pengelasan objektif unit tertentu dan rancangan-rancangan mengelolakan unit dan melaksanakan rancangan yang menyeluruh dalam sistem jabatan. Antara peranan kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi ialah:

1-       Mewujudkan pelbagai strategi dalam penyelesaian masalah

Apabila berkerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini, mereka akan menjadi lebih arif dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhi ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka. Dalam perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini akan memudahkan pihak organisasi menyelesaikan suatu masalah. Contohnya, dalam masalah ekonomi di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadar ekonomi yang tinggi.

2-      Membantu meningkatkan produktiviti

Seseorang dalam kumpulan yang telah mempegaruhi dalam pembuatan keputusan,akan menjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akan sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding dengan ahli lain. Ia akan meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara sukarela. Hasil kerja akan jauh lebih berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat suatu perkerjaan.

3-      Membantu untuk menjimatkan masa

Biasanya pengkhususan akan wujud dalam satu kumpulan kerja. Tugas-tugas akan dibagikan kepada ahli-ahli kumpulan berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka ini sudah tentu menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana masing-masing sudah arif tentang bidang tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang diperlihatkan akan menjadi lebih baik

4-      Mencapai matlamat

Dalam setiap penubuhan organisasi, kumpulan kerja adalah amat perlu dalam melaksanakan segala aktiviti dan kerja untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Jika tidak ada kumpulan dalam sesuatu organisasi tersebut, adalah amat sukar untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

5-      Meningkatkan produktiviti

Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan dalam menambahkan kualiti dan mutu organisasi dalam mencapai matlamat. Jika produktiviti sesebuah organisasi itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat mencapai matlamat yang diharapkan.

6-      Menyelesaikan masalah organisasi

Dalam sesuatu organisasi, ketua jabatan adalah orang yang terpenting dalam membuat sesuatu keputusan yang membawa kepada kebaikan jabatan. Walau bagaimanapun, apabila terdapat apa-apa permasalahan ketua jabatan memainkan peranan samada membuat mesyuarat atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah mencapai sesuatu jalan penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai.

7-       Membuat penambahbaikan

Penambahbaikkan amat penting bagi semua organisasi dalam meningkatkan mutu kerja dan kualiti. Teguran yang didapati daripada pelanggan atau ahli dalam kumpulan kerja sendiri amat penting dalam menentukan apa penambahbaikkan yang perlu dilakukan. Kumpulan kerja dalam sesuatu organisasi itu juga perlu peka dan mahir dalam mengenalpasti kelemahan yang ada supaya penambahbaikkan yang sepatutnya dapat dibuat.